Paragraaf 9. Overige verwerkingen: Vrijstelling 40. (Artikel 42 Vrijstellingsbesluit)

Communicatiebestanden

Beschrijving van de vrijstelling
Deze vrijstelling heeft betrekking op verwerkingen van voor communicatie benodigde persoonsgegevens. Deze verwerking is vrijgesteld van melding als aan de volgende voorwaarden is voldaan.
NB: Deze vrijstelling is niet van toepassing als de verwerking onder één van de vorige vrijstellingen valt.

1. Toegestane doeleinden van de verwerking
   De verwerking mag alleen geschieden voor;
   • de communicatie met de betrokkenen;
   • het verzenden van informatie over de producten en diensten van de organisatie van de verantwoordelijke;
   • het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie;
   • het onderhouden van het contact met betrokkenen.

2. Toegestane (categorieën) verwerkte gegevens
   Alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verwerkt:
   • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres) van de betrokkene (met inbegrip van diens zakelijk adres);
   • gegevens die betrekking hebben op de te verzenden en verzonden informatie;
   • andere dan de hierboven opgesomde gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de betrokkenen.

   Uitzondering op de vrijstelling
   De vrijstelling is niet van toepassing als uit de verwerking bijzondere gegevens als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de WBP (onder meer gegevens over iemands godsdienst of gezondheid) voortvloeien.

3. Toegestane (categorieën) ontvangers van de gegevens
   De persoonsgegevens mogen alleen worden verstrekt aan:
   • degenen, met inbegrip van derden, die:
     - belast zijn met de communicatie met de betrokkene, of
     - leiding geven aan de communicatie met de betrokkene, of
     - noodzakelijk zijn betrokken bij de communicatie met de betrokkene;
   • anderen, indien:
     - de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of
     - de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de verantwoordelijke, of
     - de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de betrokkene (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of
     - de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de verantwoordelijke ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt.

4. Toegestane bewaartermijn
   De persoonsgegevens moeten op verzoek van de betrokkene of uiterlijk een jaar nadat de relatie tussen de betrokkene en de organisatie van de verantwoordelijke is verbroken, worden verwijderd.