Antwoorden
1. Ik heb een vraag over de meldingsprocedure
1.1 Ben ik vrijgesteld van melding?
Of u bent vrijgesteld van melden, moet u zelf beoordelen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen aan de hand van de Handreiking Vrijstellingsbesluit op de CBP-website. Ook kunt u het Vrijstellingsbesluit Wbp op Overheid.nl raadplegen om te beoordelen of uw verwerking van persoonsgegevens is vrijgesteld van melden.
1.2 Waarom moet ik de VO-test doen?
Voor een beperkt aantal categorieën van gegevensverwerkingen vereist de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) dat er een onderzoek plaatsvindt voordat u met de verwerking start. Dit wordt het voorafgaand onderzoek (VO) genoemd. Het gaat daarbij om gegevensverwerkingen die specifieke risico’s kunnen inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Zie voor meer informatie over het VO de helptekst van het Wbp-meldingsprogramma of kijk onder Voorafgaand onderzoek op de CBP-website.
1.3 Mag ik afwijken van de conclusie die uit de VO-test komt?
De vragen over het voorafgaand onderzoek (VO) in het Wbp-meldingsprogramma zijn bedoeld als hulpmiddel om te bepalen of u al dan niet een VO moet aanvragen. U moet dus zelf de conclusie trekken of een VO noodzakelijk is voor uw verwerking. Als u van de voorgestelde conclusie wilt afwijken, moet u dit schriftelijk toelichten.
1.4 Kan ik uitstel van melden krijgen?
Nee, in de Wet bescherming persoonsgegevens is de mogelijkheid tot uitstel of ontheffing van de meldingsplicht door het CBP of een andere instantie niet opgenomen.
1.5 Zijn er kosten verbonden aan melden?
Nee, aan de meldingsprocedure zijn geen kosten verbonden.
1.6 Kan ik een meldingsformulier gebruiken dat ik zelf heb ontwikkeld?
Nee, u moet voor de melding het originele Wbp-meldingsprogramma of Wbp-meldingsformulier gebruiken. Dit wordt bepaald in artikel 3 van het Meldingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens.
1.7 Is een melding bij het CBP meteen een goedkeuring van het CBP voor een gegevensverwerking?
Een melding van een gegevensverwerking bij het CBP betekent niet dat u een goedkeuring van het CBP krijgt dat u persoonsgegevens op een juiste manier verwerkt. Aan een melding kunt u dus geen rechten ontlenen. Meestal volstaat het CBP met een formele toets of de melding compleet is. Het blijft uw verantwoordelijkheid om de melding op een juiste en volledige wijze te doen en u te houden aan de overige bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens.
1.8 Doet het CBP onderzoek naar de naleving van de meldingsplicht?
Het CBP doet periodiek in bepaalde sectoren onderzoek naar de naleving van de meldingsplicht. De resultaten van dit onderzoek maakt het CBP openbaar. Heeft u een gegevensverwerking ten onrechte niet gemeld, dan kan het CBP u een boete opleggen van maximaal 4500 euro. Daarnaast is overtreding van de meldingsplicht een strafbaar feit.
2. Ik ben…
2.1 Ik ben huisarts, moet ik mijn verwerking melden?
Als huisarts hoeft u uw patiëntenbestand niet te melden bij het CBP als het een papieren dossier betreft. Ook hoeft u zich op grond van artikel 16 van het Vrijstellingsbesluit (VB) niet te melden als u voor uzelf een (elektronisch) bestand bijhoudt.
Zodra u echter uw patiëntenbestand toegankelijk maakt voor (of deelt met) anderen (bijvoorbeeld apothekers, ziekenhuizen, andere artsen – uitgezonderd uw vervanger of assistent) moet u dit wel melden. Anders is het namelijk niet meer transparant wie over uw patiëntgegevens kan beschikken.
2.2 Ik ben huisarts en verstrek persoonsgegevens aan een apotheek, moet ik dit melden?
Wisselt u persoonsgegevens uit met een apotheek vanwege medicatiebewaking, dan moet u dit melden bij het CBP. Gaat het alleen om het versturen van een recept, dan hoeft u dit niet te melden.
2.3 Ik ben werkgever en verwerk gegevens over het e-mail- en internetgebruik van mijn werknemers, moet ik dit melden?
Het controleren van het e-mail- en internetgebruik van werknemers is aan te merken als een personeelvolgsysteem. U moet dit daarom melden bij het CBP of bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) als uw organisatie of bedrijf die heeft. Deze verplichting heeft u niet als er instemming is van de ondernemingsraad en er een vrijstelling mogelijk is op grond van artikel 32 van het Vrijstellingsbesluit Wbp.
2.4 Ik ben genealoog, moet ik mijn verwerking melden?
Of u de verwerking van persoonsgegevens in uw stamboomonderzoek moet melden, hangt af van wat u met uw onderzoek doet:
- Houdt u uw stamboomonderzoek voor uzelf, dan hoeft u dit niet te melden bij het CBP.
- Verstrekt u uw onderzoek aan het Centraal Bureau voor Genealogie, dan hoeft u dit niet te melden bij het CBP.
- Publiceert u uw stamboomonderzoek in een boek of tijdschrift, dan hoeft u dit niet te melden bij het CBP.
- Publiceert u uw stamboomonderzoek op internet, dan moet u dit wel melden bij het CBP. Voor meer informatie over genealogische websites, zie de
CBP Richtsnoeren Publicatie van persoonsgegevens op internet (p. 11).
2.5 Ik ben particulier rechercheur en wil een vergunning aanvragen
Indien u als particulier rechercheur een vergunning wilt aanvragen voor uw recherchebureau bij de Dienst Justis, moet u eerst een melding maken bij het CBP van de voorgenomen gegevensverwerking. De meldingsbevestiging die u ontvangt van het CBP, heeft u nodig om de vergunning aan te vragen.
3. Ik heb een vraag over de inhoud van de melding
3.1 Moet ik van alle betrokkenen de gegevens en doelen opschrijven?
Ja, dat is verplicht. Als u ‘meldingsplichtig’ bent, moet u zich houden aan de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Die schrijft in dit geval voor dat u alle betrokkenen, verantwoordelijken, doelen et cetera opgeeft.
3.2 Ik heb meerdere verantwoordelijken/bewerkers/categorieën van betrokkenen
Indien u meerdere verantwoordelijken, bewerkers of categorieën van betrokkenen heeft, kunt u deze in het meldingsprogramma invullen en de aanwijzingen in uw scherm volgen. Indien er meer dan tien verantwoordelijken of drie bewerkers zijn, kunt u de volledige gegevens van die extra verantwoordelijken of bewerkers schriftelijk naar het CBP sturen. Het CBP voegt de extra gegevens dan toe.
3.3 Hoe werkt de verdeling van verantwoordelijkheid precies?
Als u meerdere verantwoordelijken voor uw verwerking heeft, moet u dit in de melding aangeven. Dit doet u door op ‘Nieuw’ te klikken. Via ‘Verantwoordelijkheid’ maakt u vervolgens de onderlinge verdeling tussen de verantwoordelijken duidelijk. Er zijn hierbij de volgende mogelijkheden:
- alle verantwoordelijken hebben dezelfde rol en zijn volledig verantwoordelijk;
- onderdelen van de verwerking zijn opgedeeld en de verantwoordelijken zijn voor verschillende onderdelen verantwoordelijk;
- mengvormen van bovenstaande twee mogelijkheden.
3.4 Ik ben als verantwoordelijke in het buitenland gevestigd
In principe is de Wet bescherming persoonsgegevens niet van toepassing als u zich buiten Nederland bevindt. Het land waar u (de betreffende rechtspersoon/natuurlijk persoon) gevestigd bent, is dan bepalend voor onder welke (buitenlandse) wetgeving de verwerking valt. Zie verder de Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens (p. 15).
3.5 Ik heb mondelinge afspraken gemaakt met bewerkers, gelden die ook?
In Nederland is het sluiten van overeenkomsten ‘vormvrij’. Deze kunnen dus ook mondeling plaatsvinden. Om misverstanden te voorkomen over de gemaakte afspraken tussen de verantwoordelijke en de bewerker en om bewijstechnische redenen, verdient het aanbeveling de afspraken schriftelijk vast te leggen.
3.6 Hoe weet ik of een land veilig is wat betreft de doorgifte van persoonsgegevens?
Binnen de Europese Unie (EU) is doorgifte van persoonsgegevens in principe toegestaan, omdat alle lidstaten een vergelijkbaar beschermingsniveau bieden. Aan een land buiten de EU mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven als dat land een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgt.
3.7 Wat is encryptie?
Encryptie is het versleutelen van berichten, zodat ze niet zonder meer leesbaar zijn voor derden. Alleen de partij die versleutelt en de partij die ‘ontsleutelt’, hebben toegang tot de informatie. Encryptie is dus een extra beveiliging van gegevens.
3.8 Waar dient de SBI-code voor?
De SBI-code geeft aan wat de hoofdactiviteit is van een bedrijf of organisatie. Het Centraal Bureau voor de Statistiek gebruikt de SBI-code om bedrijven en organisaties in te delen voor statistische doeleinden.
Het CBP gebruikt de SBI-code voor interne bedrijfsprocessen. Het CBP vraagt u de eerste drie cijfers van de code in te vullen, als deze bekend is. U kunt de lijst met SBI-codes vinden via de website van de Kamer van Koophandel.
4. Ik heb een vraag over de installatie van het Wbp-meldingsprogramma
4.1 Installeren van het programma is bij mij niet toegestaan of niet mogelijk
In bedrijven met netwerken is het niet altijd toegestaan dat u als medewerker zelf programma’s downloadt en installeert. In zo’n geval heeft u de volgende opties:
- Installatie van het programma op een laptop of stand-alone pc (een computer die niet is aangesloten op het netwerk).
- Het programma laten installeren door uw automatiseringsafdeling.
- Zijn er geen mogelijkheden om het programma te downloaden en installeren, dan kunt u de melding doen via het Wbp-meldingsformulier.
4.2 Ik krijg een foutmelding bij het installeren
Het programma is alleen bruikbaar onder Windows. Als het installeren niet lukt, neem dan indien mogelijk altijd eerst contact op met uw automatiseringsafdeling. Lukt het u niet om het programma te installeren, dan kunt u de melding doen via het Wbp-meldingsformulier.
4.3 Ik weet niet meer waar ik het programma geïnstalleerd heb
- Kijk eerst op uw computer of er onder C:\CBP iets staat.
- Is dit niet het geval, zoek dan onder Windows naar het bestand ‘wbpmeld.exe’ of naar bestanden eindigend op ‘.rbd’.
- U kunt ook kijken bij het startmenu van Windows of onder ‘Programma’s’ het Wbp-meldingsprogramma aanwezig is en werkt.
- Voer zo nodig de installatie opnieuw uit.
4.4 Ik kan de Handreiking Vrijstellingsbesluit (HVB) niet starten vanuit ‘Programma’s’
- Heeft u geen internet op uw computer, dan kunt u de HVB niet gebruiken.
- De HVB werkt alleen goed met de browser Internet Explorer.
- Ga na of de installatieprocedure is uitgevoerd en of in de installatiedirectory de map ‘HVB’ met daarin het bestand ‘index.htm’ zichtbaar is. Als dit niet zo is, voer dan de installatie opnieuw uit.
- Mocht het u alsnog niet lukken om de HVB te starten, dan kunt u ook de HVB online raadplegen.
4.5 Ik heb de Handreiking Vrijstellingsbesluit (HVB) gestart en ik zie dat alle tekstregels door elkaar heen lopen
Dit kan aan de beeldscherminstelling van uw computer liggen. Ga op een lege plek op uw bureaublad staan en ga via de rechtermuisknop naar ‘Instellingen’. Kies vervolgens voor ofwel een kleinere lettergrootte of voor een hogere resolutie.
5. Ik heb een vraag over het gebruik van het Wbp-meldingsprogramma
5.1 Het programma accepteert het door mij ingevoerde meldingsnummer niet
Krijgt u een foutmelding bij het invoeren van het meldingsnummer (onder ‘Beheer’), controleer dan goed of u het juiste nummer heeft ingevoerd en let ook op dat u niet alleen de zeven cijfers invoert maar ook de letter ‘m’ direct voorafgaand (dus zonder spatie) aan de zeven cijfers.
5.2 Kunnen verschillende meldingen hetzelfde nummer hebben?
Nee, dit is niet mogelijk. Elke verwerking van persoonsgegevens kent een eigen meldingsnummer.
5.3 De knop ‘Gegevens’ gaat niet aan
Op het scherm ‘Betrokkenen’ is de knop ‘Gegevens’ zichtbaar. Deze knop is pas bruikbaar als het programma zeker weet dat u een categorie van betrokkenen hebt aangegeven. Daarvoor moet u na het invullen van de categorie afsluiten met ‘Enter’. U kunt ook naar een van de rubrieken voor het aanvinken van bijzondere gegevens gaan.
5.4 Ik kan niet naar een ander tabblad gaan
Er is één situatie waarin het niet lukt om via het aanklikken van tabbladen of via het gebruik van de knop ‘Volgende’ naar een ander tabblad te gaan. Dat is wanneer u op het tabblad ‘Gegevens’ staat. U kunt dat tabblad verlaten door te klikken op de knop ‘Terug’.
5.5 Het scherm waarop ik kan aangeven dat ik geen bewerkers wil opgeven, is verdwenen
Het tabblad ‘Bewerker’ begint met de vraag of u gegevens over de bewerker(s) wilt invullen. Als u hier eenmaal ‘Ja’ heeft ingevuld, verdwijnt dit scherm, om plaats te maken voor schermen om gegevens in te vullen. U kunt het bedoelde scherm daarna alleen nog bereiken door alle, al dan niet ingevulde, bewerkers te verwijderen. Dit doet u door de knop ‘Verwijder’ op het bewerkersscherm te gebruiken. Als alle bewerkers zijn verwijderd, verschijnt automatisch het scherm waarop u aan kunt klikken of u wel of niet gegevens van bewerkers wilt invullen.
5.6 Er gebeurt niets als ik op het tabblad ‘Beheer’ op de knop 'Nieuw' druk om een nieuwe melding aan te maken
Dit kan voorkomen als er onvoldoende schrijfrechten zijn in de map/directory van uw computer waarin het meldingsprogramma uw melding wilt opslaan. Neem contact op met uw automatiseringsafdeling om u schrijfrechten te geven voor de map die vermeld staat op het tabblad ‘Beheer’, achter de knop 'Netwerkopties', in het eerste veld 'Locatie meldingen'. Of kies zelf voor een map/directory op uw eigen C-schijf.
5.7 Ik heb ten onrechte gegevens bij 'Beveiliging' ingevuld
Op het tabblad ‘Beveiliging’ heeft u de mogelijkheid om aan te geven of u persoonsgegevens beveiligt. Als u ‘Ja’ invult, krijgt u de gelegenheid om bij enige specialistische vragen (‘Maatregelen’, ‘Afspraken’, ‘Toegang’, ‘Netwerk’, ‘Encryptie’) nadere gegevens in te vullen. Blijkt achteraf dat u zich bij die eerste vraag heeft vergist, dan zet u de vraag op ‘Nee’. Het is daarbij niet nodig om de antwoorden te wissen die u heeft gegeven op de specialistische vragen.
5.8 Moet ik per se mijn e-mailadres invullen?
Nee, het opgeven van uw e-mailadres is niet verplicht.
5.9 Mag ik ook het nummer van mijn mobiele telefoon opgeven?
Het is uiteraard toegestaan om het nummer van uw mobiele telefoon in te vullen. Hou er wel rekening mee dat u een wijziging van uw telefoonnummer altijd moet doorgeven aan het CBP.
5.10 Mijn straatnaam/plaatsnaam etc. past niet in het invulhokje
Passen uw gegevens niet in een invulhokje, gebruik dan gangbare afkortingen (bijv.: ‘wg’ voor ‘weg’, ‘str.’ voor ‘straat’, etc.).
5.11 Ik heb de tabbladen volledig ingevuld maar deze worden niet afgevinkt
Het programma geeft door het plaatsen van vinkjes op tabbladen aan dat u bij het invullen geen velden heeft overgeslagen. Wordt een tabblad niet afgevinkt, kijk dan goed of u daadwerkelijk alles heeft ingevuld. Het ontbreken van een vinkje kan ook komen omdat u een knop niet heeft aangeklikt, zoals die voor ‘man/vrouw’ op het contactpersoonscherm.
Bij de tabbladen ‘Betrokkenen’, ‘Verantwoordelijken’ en ‘Beveiliging’ gelden er enkele bijzonderheden:
- Tabblad ‘Betrokkenen’
Het tabblad ‘Betrokkenen’ wordt pas afgevinkt als u voor alle ingevulde categorieën van betrokkenen ook de bijbehorende schermen voor de categorieën persoonsgegevens volledig heeft ingevuld. Deze schermen zijn te bereiken via de knop ‘Gegevens’. Let op: vanuit het scherm ‘Gegevens’ kunt u alleen via de knop ‘Terug’ naar een ander scherm.
- Tabblad ‘Verantwoordelijken’
Indien er meer dan één verantwoordelijke is, moet u aangeven hoe de verantwoordelijkheden verdeeld zijn. Het tabblad ‘Verantwoordelijken’ wordt pas afgevinkt als de verdeling van de verantwoordelijkheid is ingevuld. Dit doet u via de knop ‘Verantwoordelijkheid’ op het tabblad ‘Verantwoordelijken’. Vandaaruit keert u terug naar het tabblad ‘Verantwoordelijken’ door de knop ‘Terug’ te gebruiken.
- Tabblad ‘Beveiliging’
Indien u heeft aangegeven dat de verwerking van persoonsgegevens beveiligd is, kunt u bij vijf beveiligingsonderwerpen (‘Maatregelen’, ‘Afspraken’, ‘Toegang’, ‘Netwerk’, ‘Encryptie’) detailvragen invullen. Het tabblad ‘Beveiliging’ wordt pas afgevinkt als u de detailvragen volledig heeft ingevuld.
5.12 Ik heb alles ingevuld en kom bij het scherm ‘Afronden’, maar er staat geen verzendklare melding in het veld
Als er geen verzendklare melding klaarstaat in het scherm ‘Afronden’, kunt u in het scherm ‘Beheer’ de betreffende melding(en) onder ‘Bewerking’ verplaatsen naar ‘Verzendklaar’ door de pijltjestoets tussen beide witte velden te gebruiken.
5.13 Bij het verzendklaar maken van mijn melding stuurt het programma mij naar een rubriek en een veld die volgens mij goed zijn ingevuld
Als u (via ‘Beheer’) een melding verzendklaar wilt maken, voert het programma volledigheidscontroles uit. Komt uw melding niet door de controles, dan geeft het programma dat aan en daarna wordt u naar het tabblad gezonden waarop de fout zich voordoet. Daarbij komt de cursor te staan op het eerste invulbare veld. Dat hoeft niet per se het veld te zijn dat fout is ingevuld. Kijk dus goed of u alle gegevens op het tabblad correct heeft ingevuld.
Hierbij doen zich de volgende bijzonderheden voor:
- Bij een onvolledige invulling van ‘Gegevens’ en ‘Verantwoordelijkheid’ en de detailvragen bij ‘Beveiliging’ komt de cursor op ‘Betrokkenen’, ‘Verantwoordelijke’ respectievelijk ‘Beveiliging’ te staan ten teken dat er bij deze rubrieken een onvolledige invulling bestaat.
- De foutmelding kan ook komen omdat u een knop niet heeft aangeklikt, zoals die voor ‘man/vrouw’ op het contactpersoonscherm.
5.14 Zijn mijn gegevens wel veilig als ik ze opstuur?
Ja, uw gegevens zijn veilig als u ze opstuurt naar het CBP. Het Wbp-meldingsprogramma versleutelt de gegevens die u wilt verzenden. Uw versleutelde gegevens kunnen alleen ‘ontsleuteld’ worden door het CBP. Gevoelige gegevens uit uw melding, zoals over uw beveiligingsmaatregelen, neemt het CBP niet op in het openbare Wbp-meldingenregister.
5.15 Wat is een authenticatieformulier?
Voordat u uw melding kunt verzenden, moet u eerst het zogeheten authenticatieformulier uitprinten. Dit formulier geeft een overzicht van alle meldingen die in het meldingenbericht zijn opgenomen. Nadat het is ingevuld, moet het ondertekend worden door of namens de verantwoordelijke. Uit de ondertekening blijkt dat een daartoe bevoegd persoon de melding(en) doet en dat de verstrekte inlichtingen juist en volledig zijn. Ontbreekt een volledig ingevuld en ondertekend authenticatieformulier, dan neemt het CBP uw melding(en) niet in behandeling.
5.16 Ik kan niet via e-mail verzenden
Het meldingsprogramma kan zelf niet mailen. Het maakt bij het via e-mail verzenden een mailbericht aan met daarin als bijlage uw meldingenbericht. Vervolgens moet u vanuit uw eigen e-mailprogramma het bericht verzenden door daarin op de knop ‘Verzenden’ te klikken.
Over het algemeen werkt het verzenden via e-mail goed. Alleen als u het mailpakket Lotus Notes of Groupwise van Novell gebruikt, lukt het aanmaken van het mailbericht niet. Neem in dat geval contact op met de afdeling informatiebeheer van het CBP via telefoonnummer 070-8888 500.
5.17 Ik heb per ongeluk een melding overschreven door een andere melding te doen binnen het programma
Het proces is niet meer omkeerbaar. U kunt uw eerdere melding dus niet terughalen. Het beste wat u nu kunt doen, is een nieuwe versie maken aanmaken voor uw eerdere melding (die u heeft overschreven) met de optie ‘Nieuwe versie’ in het scherm ‘Beheer’.
5.18 Het lukt mij niet om van een 'Reeds verzonden'-melding een nieuwe versie te maken
Nieuwe versies van een melding maakt u onder ‘Beheer’, door op een ‘Reeds verzonden’- melding te gaan staan en daarna op de knop ‘Nieuwe versie’ te klikken. Deze knop moet dan wel actief zijn, dat wil zeggen dat het opschrift zwart moet zijn. Is de knop niet actief, dan is er in het venster ‘In bewerking’ of ‘Verzendklaar’ een nog niet verzonden versie van dezelfde melding aanwezig. Die versie moet u eerst afhandelen of verwijderen voordat u een nieuwe versie kunt maken.
5.19 Ik wil een wijziging doorvoeren zonder dat ik het nummer van de melding weet
Als u het meldingsnummer niet weet, kunt u eerst proberen of u via het openbare meldingenregister de melding kunt terugvinden, bijvoorbeeld met behulp van bedrijfsgegevens of de naam van de verwerking. Lukt dat niet, dan kunt u contact opnemen met de afdeling informatiebeheer van het CBP via telefoonnummer 070-8888 500.
5.20 Kan ik een wijziging doorgeven via het meldingsprogramma als ik de melding per formulier heb gedaan?
Toen u uw melding doorgaf met het Wbp-meldingsformulier, heeft u een meldingsnummer ontvangen. Met dit nummer kunt u wijzigingen doorgeven. Dit kan ook via het Wbp-meldingsprogramma. U vult de melding in alsof het om een nieuwe melding gaat, maar op het tabblad 'Verwerking' geeft u als reden van melding aan dat het om een wijziging gaat.