Omgaan met persoonsgegevens in de GBA 
 

Informatieblad nummer 21 A, februari 2012

Dit informatieblad is bestemd voor de verantwoordelijke, dat is degene die voor eigen doeleinden persoonsgegevens van anderen gebruikt.

Krijgt u als gemeente regelmatig verzoeken om persoonsgegevens te leveren uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), bijvoorbeeld van een bureau dat een onderzoek wil uitvoeren onder bepaalde inwoners van uw gemeente of van een particulier die een schoolreünie wil organiseren? Maar weet u niet of u die gegevens wel mag verstrekken?

Gemeenten dienen op een juiste wijze om te gaan met persoonsgegevens in het algemeen en met de gegevens in de GBA in het bijzonder. Om die reden wil het CBP u met dit informatieblad wijzen op en helderheid verschaffen over de verplichtingen voor gemeenten die voortkomen uit de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA).

pdf documentlees het volledige informatieblad (254 KB)

De GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
De Wbp is niet van toepassing op de persoonsgegevens die in de GBA voorkomen. De wet die toeziet op een juist gebruik van deze persoonsgegevens is de Wet GBA. De Wet GBA regelt de rechten en plichten van zowel de gemeente als de burger.

Op alles wat een gemeente méér registreert aan persoonsgegevens dan de Wet GBA voorschrijft, is de Wbp wél van toepassing. Als een gemeente op grond van andere gemeentelijke taken extra gegevens registreert, dan kunnen deze gegevens worden ’aangehaakt’ aan de GBA-gegevens. Op de aangehaakte gegevens in de GBA is niet de Wet GBA van toepassing maar de Wbp.

Neemt u als gemeente aangehaakte gegevens op in de GBA, dan moet u deze gegevensverwerking melden bij het CBP. Meer informatie hierover vindt u onder Melden op www.cbpweb.nl (zie de linkerkolom van de website).

De rol van het CBP
Het CBP houdt toezicht op de naleving van wetten die het gebruik van persoonsgegevens regelen. Op grond van artikel 120 Wet GBA heeft het CBP een toezichthoudende taak bij de uitvoering van de Wet GBA.

Artikel 120 schrijft voor dat elke gemeente de krachtens de artikelen 14, eerste lid, 96, eerste lid en 100, eerste lid gestelde regels aan het CBP toestuurt. Het betreft de beheersregeling, de regeling voor binnengemeentelijke afnemers en de verstrekking aan vrije derden. Deze regels dient u bij of krachtens een gemeentelijke verordening vast te stellen. Let op: zijn er wijzigingen in bovengenoemde bestaande regelingen, dan moet u deze opnieuw aan het CBP sturen. Ook nieuwe regelingen in dit kader moet u aan het CBP sturen.  

Toezicht en handhaving
Als toezichthouder op de uitvoering van de Wet GBA heeft het CBP de mogelijkheid om bestuursdwang toe te passen of een dwangsom op te leggen. Ook kan het CBP bij gemeenten onderzoeken uitvoeren, los van de verplichte driejaarlijkse GBA-audit. Daarnaast ziet het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) toe op de instandhouding van het GBA-stelsel.

Het verstrekken van gegevens uit de GBA
Verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA is op grond van de Wet GBA mogelijk. De Wet GBA kent vier categorieën van verzoekers aan wie u persoonsgegevens mag verstrekken: afnemers, verplichte derden, bijzondere derden en vrije derden.

Afnemers
U mag persoonsgegevens uit de GBA verstrekken aan overheidsinstellingen die deze gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitvoeren, ook wel afnemers genoemd. Voorbeelden zijn de Belastingdienst, het UWV Werkbedrijf, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en waterschappen.

Verplichte derden
U mag gegevens uit de GBA verstrekken aan bepaalde instanties of personen, de zogenoemde verplichte derden, als er een algemeen verbindend voorschrift is dat dit verplicht stelt. Of als zij gegevens uit de GBA nodig hebben om hun gerechtelijke werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld een advocaat voor een echtscheidingsprocedure of een gerechtsdeurwaarder om een dagvaarding te kunnen bezorgen.   

Bijzondere derden
De Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA), pensioenfondsen, verzekeraars, spaarfondsen maar ook financiële instellingen die uitkeringen verzorgen, mogen voor het uitvoeren van wettelijke regelingen gegevens uit de GBA opvragen. Deze instanties worden bijzondere derden genoemd.

Vrije derden
Als gemeente kunt u bij verordening bepalen of en zo ja, in welke mate u gegevens uit de GBA verstrekt aan andere instanties en personen dan hierboven genoemd. U moet deze zogenoemde vrije derden wel nader aanduiden. Hierbij gelden de volgende regels:

  • U mag gegevens alleen aan niet-commerciële instellingen verstrekken, zoals sport- en muziekverenigingen.
  • Voor het verstrekken van gegevens aan particulieren, bijvoorbeeld voor een reünie, is toestemming van de betrokkenen nodig.
  • Verzoeken voor incassodoeleinden moet u altijd weigeren.

Een gedetailleerd overzicht van de categorieën verzoekers en de gegevens waarover zij mogen beschikken, vindt u onder ‘Schema gegevensverstrekking’ op de website van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB).

Vragen of klachten over de GBA
Heeft u vragen of klachten over de GBA, dan kunt u zich wenden tot het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), onderdeel van het ministerie van BZK. Informatie en contactgegevens vindt u op de website www.bprbzk.nl. Ook kunt u terecht bij de NVVB, zie hiervoor de website www.nvvb.nl.