Het geven van inzage in persoonsgegevens

Informatieblad nummer 28A, juli 2012

Dit informatieblad is bestemd voor de verantwoordelijke, dat is degene die voor eigen doeleinden persoonsgegevens gebruikt.

Dit informatieblad gaat in op de volgende vragen:

Wellicht verstuurt u regelmatig geadresseerde post aan personen die niet bekend zijn met uw bedrijf en willen zij graag inzage in hun gegevens. Of misschien is uw werknemer benieuwd naar wat er zich in zijn personeelsdossier bevindt. Of wordt u benaderd door de ouders van uw leerlingen die inzage willen in het leerlingdossier.

Het recht op inzage
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft een persoon van wie u de persoonsgegevens gebruikt (hierna: betrokkene) recht op inzage in zijn persoonsgegevens. De betrokkene hoeft niet aan te geven waarom hij inzage wil. U bent verplicht hierop binnen vier weken schriftelijk of per e-mail te reageren. Als de betrokkene om inzage verzoekt, moet u hem op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren of en zo ja, welke gegevens u gebruikt, wat het doel is van het gebruik van deze gegevens en aan wie de gegevens eventueel zijn verstrekt. Ook moet u de betrokkene informeren over de herkomst van zijn gegevens, als deze bekend is.

Voor het verkrijgen van inzage in een medisch dossier is naast de Wbp ook de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) van toepassing. Meer informatie over het inzagerecht, zoals in de WGBO beschreven, kunt u vinden in het informatieblad Rechten van uw patiënt.

Wijze van inzage verzoeken
In de praktijk moet een inzageverzoek bij een overheidsinstantie schriftelijk of per e-mail ingediend worden. Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) adviseert betrokkenen dat ook bij alle overige organisaties zo te doen.

Reikwijdte van het inzagerecht
Het inzagerecht op grond van de Wbp betreft alleen inzage in de gegevens van de betrokkene zelf. Als u persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje gebruikt, vallen deze aantekeningen niet onder de reikwijdte van het inzagerecht. Maar als u deze aantekeningen opslaat in een dossier of verstrekt aan anderen, heeft de betrokkene het recht om ook inzage te krijgen in deze aantekeningen. Voor de gevallen waarin u verzocht wordt gegevens te verstrekken aan derden, zie het informatieblad Verstrekken van persoonsgegevens.

Voorwaarden inzage
Aan het verkrijgen van inzage zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  1. U moet kunnen vaststellen dat de betrokkene de persoon is op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit is om te voorkomen dat iemand door het gebruik van de naam van een ander diens gegevens kan inzien. De identiteit vaststellen kan aan de hand van het rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs.
  2. De betrokkene kan alleen een inzageverzoek indienen als hij 16 jaar of ouder is en niet onder curatele is gesteld. Anders moet het verzoek door de wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een ouder) worden gedaan en moet het antwoord aan die vertegenwoordiger gericht zijn.

Redenen om te weigeren
U kunt slechts weigeren aan een inzageverzoek te voldoen indien dat noodzakelijk is in het belang van:

  1. de veiligheid van de staat;
  2. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  3. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
  4. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de onder 2 en 3 genoemde belangen;
  5. de bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waaronder uzelf. In uitzonderlijke gevallen kunt u zich op deze grond beroepen als u kunt aantonen dat de administratieve lasten zo hoog worden dat u in uw rechten en vrijheden wordt aangetast of dreigt te worden aangetast.

Verder kunt u gedeeltelijk inzage weigeren, bijvoorbeeld als het gaat om het afschermen van informatie over een andere persoon in het dossier van betrokkene. Daarbij geldt dat als die persoon naar verwachting bezwaar zal hebben tegen het verlenen van inzage, u die persoon in de gelegenheid moet stellen om zijn mening naar voren te brengen voordat de betrokkene inzage krijgt;

Een weigering om aan een inzageverzoek te voldoen moet u kunnen motiveren. U moet kunnen laten zien dat u een zorgvuldige afweging heeft gemaakt van de belangen van alle betrokken partijen.

Praktische uitwerking inzagerecht
U kunt een betrokkene:

  • Kopieën geven van alle hem betreffende stukken, als het gaat om een papieren dossier. Gespreksverslagen en (telefoon)notities die betrekking hebben op het aangaan en uitvoeren van een (contractuele) relatie tussen u en de betrokkene vallen hier in principe ook onder. Deze stukken kunnen namelijk medebepalend zijn voor de wijze waarop hij in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld. 
  • Een begrijpelijk papieren overzicht/uitdraai van de gegevens geven bij digitale verwerkingen. Anders heeft een betrokkene recht op toegang tot de elektronische vorm die het hem mogelijk maakt zelf een afdruk te maken. Het beluisteren van opnames van telefoongesprekken kan ook onder het inzagerecht vallen. Het overzicht moet de betrokkene in ieder geval in staat stellen om zijn correctierecht uit te oefenen. Meer informatie over het correctierecht is te vinden in het informatieblad Het bieden van correctie.
  • Vragen zijn inzageverzoek te preciseren als u veel informatie over hem heeft.
  • Bij hoge uitzondering vragen ter plekke zijn dossier in te komen zien. Dat kan bijvoorbeeld in de gevallen dat het een heel dik dossier betreft en het u onevenredig veel tijd en moeite zou kosten om het dossier te kopiëren.
  • Gedeeltelijk inzage weigeren. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om het afschermen van informatie over een andere persoon in zijn dossier bij de sociale dienst. Daarbij geldt dat als die persoon naar verwachting bezwaar zal hebben tegen het verlenen van inzage, u die persoon in de gelegenheid moet stellen om zijn mening naar voren te brengen voordat de betrokkene inzage krijgt.
  • Alleen ter plekke kennis laten nemen van zijn dossier, in het geval een betrokkene inzage vraagt in een politieregister. Dit is wettelijk zo geregeld. Meer informatie hierover vindt u in het informatieblad Mijn gegevens bij de politie (dit blad is gericht op de betrokkene).
  • De kosten die verbonden zijn aan het bieden van inzage in rekening brengen. Voor het verstrekken van een mededeling mag u een vergoeding van € 0,23 per pagina vragen met een maximum van € 5,00 per mededeling. Bestaat de mededeling uit meer dan 100 pagina’s, uit een afschrift van een moeilijk toegankelijke gegevensverwerking of uit afdrukken van een of meer röntgenfoto's, dan mag u in afwijking van bovengenoemde bedragen een redelijke vergoeding in rekening brengen die ten hoogste €22,50 bedraagt. Deze vergoedingen zijn wettelijk geregeld in het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp.

Als de betrokkene vragen of klachten heeft
De betrokkene moet met vragen of klachten altijd eerst naar u komen. Als u een overheidsorgaan bent en u weigert te voldoen aan een inzageverzoek of u reageert niet tijdig, dan is er sprake van een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. U moet de betrokkene er dan op wijzen dat hij bezwaar kan maken of beroep kan instellen.

Meent een betrokkene dat u zijn of haar persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt en reageert u niet of niet naar tevredenheid op het verzoek of de klacht, dan kan de betrokkene naar de rechter gaan met een beroep op de rechtsbescherming die de Wbp biedt. De betrokkene kan de rechter dan bijvoorbeeld vragen om een verbod op de gegevensverwerking, herstel van de (nadelige) gevolgen of een schadevergoeding.

Ook kan de betrokkene een signaal afgeven bij het CBP. Het CBP gebruikt de informatie uit signalen voor het maken van keuzes bij het toezichthouden. Het CBP doet dit op basis van een risicoanalyse. De ernst van de overtreding en het aantal mensen dat hierdoor wordt geraakt, zijn hierbij belangrijke criteria. Het CBP kan naar aanleiding van een signaal een onderzoek starten.

Overige rechten van de betrokkene
Naast het inzagerecht heeft de betrokkene het recht om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens te verzoeken (dit is het correctierecht) en verzet aan te tekenen. Informatie over het uitoefenen van deze rechten kunt u vinden in het informatieblad Rechten van de betrokkene.