Grondslag personeelsdossiers
Het verwerken van persoonsgegevens voor een personeelsdossier is toegestaan als dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar.
Voorwaarden voor verwerking personeelsgegevens
Uit de Wbp vloeien onder meer de volgende verplichtingen voort:
- u bent verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie;
- gegevens in het personeelsdossier dienen toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt worden, te zijn;
- u moet uw personeelsleden informeren over de doeleinden waarvoor u hun gegevens verzamelt. Meer informatie vindt u in het informatieblad Informatieplicht;
- u moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Meer informatie vindt u in de brochure Doe het zelf met privacy;
- persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor u de gegevens verzamelt of vervolgens gebruikt. Meer informatie vindt u in het informatieblad Bewaartermijnen van persoonsgegevens in uw bestanden;
- u moet uw werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren. Het recht op inzage geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. In het informatieblad Rechten van de betrokkene kunt u meer informatie vinden.
Melding personeelsadministraties
Op grond van de Wbp heeft u een meldingsplicht. Enkele gegevensverwerkingen kunnen echter vrijgesteld zijn. Deze vrijstellingen hebben betrekking op verwerkingen die veel voorkomen, die standaard zijn, die met waarborgen omkleed zijn en waarvan algemeen bekend is dat zij plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn een personeels-, salaris- of sollicitantenadministratie. Meer informatie vindt u in het informatieblad Melden en vrijstellingen.
In het Vrijstellingsbesluit worden de eisen geformuleerd waaraan de verwerkingen moeten voldoen, wil de vrijstelling van de meldingsverplichting daadwerkelijk gelden. Of u uw personeelsadministratie moet melden bij het CBP, kunt u zelf beoordelen aan de hand van artikel 7 van het Vrijstellingsbesluit.
Inhoud personeelsdossier
De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Artikel 7 van het Vrijstellingsbesluit geeft een indicatie welke subdoelen en welke gegevens dat zijn. Gegevens als klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende mogen in het personeelsdossier worden opgenomen. U mag in principe geen medische gegevens opnemen in het personeelsdossier. In het kader van de reïntegratie en verzuimbegeleiding dient u zich te beperken tot de informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel. Meer informatie vindt u in het rapport De zieke werknemer en privacy. Regels voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers.
Gegevens van sollicitanten
Bij sollicitaties dient u de beoogde werknemer tevoren toestemming te vragen als u nadere inlichtingen (screening) wenst in te winnen. Meestal bestaat een screening uit het natrekken van de gegevens en referenties op het CV van de sollicitant. Voor elk afzonderlijk screeningsonderzoek moet u zorgvuldig afwegen welke gegevens daadwerkelijk relevant zijn voor de functie en hoe u deze kunt verkrijgen. Persoonsgegevens mogen namelijk alleen worden verwerkt voor zover zij ter zake dienend zijn. Zo is bijvoorbeeld voor een administratief medewerker geen uitgebreide screening noodzakelijk. Wanneer er echter sprake is van een functie waarbij veelvuldig met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie wordt gewerkt, mag u meer informatie opvragen. Voor bepaalde functies is in een algemene wet geregeld dat u een ‘verklaring omtrent het gedrag’ kan verlangen. Daarnaast gelden voor de screening ten behoeve van vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en bepaalde andere functies bij de overheid specifieke wettelijke bepalingen.
Als u voor het screenen een recherchebureau inschakelt, moet de sollicitant hierover wel geïnformeerd worden. Recherchebureaus dienen zich te houden aan de Gedragscode sector particuliere recherchebureaus. Indien te voren duidelijk is dat er strafrechtelijke gegevens zullen worden verwerkt, kan het onderzoek alleen met uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant plaatsvinden. Nergens uit de wet blijkt dat een sollicitant al dan niet verplicht is de vraag "Heeft u een strafblad?" te beantwoorden tijdens een sollicitatiegesprek. Een sollicitant dient hierbij wel in overweging te nemen dat bij het screenen naar voren kàn komen dat hij of zij bijvoorbeeld veroordeeld is geweest. De gezondheid van de sollicitant mag nooit onderwerp van screening zijn. Het staat u onder strikte voorwaarden soms wel vrij een aanstellingskeuring te laten verrichten door een arts. Resultaten hiervan mogen alleen na toestemming van de sollicitant aan u, de opdrachtgever, verstrekt worden.
Voor een regeling met betrekking tot de screening van sollicitanten heeft u instemming nodig van de ondernemingsraad. Ook als er binnen uw organisatie geen ondernemingsraad actief is, noch een personeelsvertegenwoordiging, is het raadzaam om de regeling omtrent screening van toekomstig personeel intern af te stemmen.
Overigens is het mogelijk dat u de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging Personeelsbeleid (NVP) hanteert. De sollicitant kan dan klagen bij de NVP. Deze organisatie zal de klacht toetsen aan zijn eigen Sollicitatiecode.
Overdracht personeelsdossiers
Bij een faillissement, fusie of overname mag u personeelsdossiers overdragen aan een ander bedrijf mits u zich houdt aan de volgende waarborgen om de privacybelangen van uw werknemers te beschermen:
- u dient de overdracht aan te kondigen in een daarvoor geschikt medium, zoals een personeelsblad;
- de werknemers krijgen de mogelijkheid bepaalde gegevens te laten verwijderen en bezwaar aan te tekenen tegen de overdracht. Indien geen bezwaar is aangetekend, kan worden uitgegaan van veronderstelde toestemming van de werknemer voor de overdracht;
- u mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar. U zult daarom alle personeelsdossiers moeten opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens moeten verwijderen. Zo is een verslag van een functioneringsgesprek van tien jaar geleden niet meer relevant.
Rechten van de werknemer
Een werknemer heeft recht op inzage in zijn persoonsgegevens. Naast het inzagerecht heeft hij het recht u om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens te verzoeken. Ook kan hij verzet aantekenen tegen bepaalde vormen van gebruik van zijn gegevens. Informatie over het uitoefenen van deze rechten kunt u vinden in het informatieblad Rechten van de betrokkene.
Als de werknemer vragen of klachten heeft
De werknemer moet met vragen of klachten altijd eerst naar u komen. Wat kan de werknemer verder zelf doen?