Zwarte lijsten detailhandel
De werking van drie Incidentenregisters en het Waarschuwingsregister van de Stichting Fraude Aanpak Detailhandel
Fraude door personeelsleden kost het bedrijfsleven veel geld. Om deze fraude tegen te gaan heeft de detailhandel het systeem van zwarte lijsten in het leven geroepen. Deze lijsten bevatten gegevens van werknemers die vanwege fraude zijn ontslagen en tegen wie aangifte is gedaan. Werkgevers kunnen door het raadplegen van de lijst zien of een sollicitant erop voorkomt.
Voor – vaak jonge – werknemers die een keer de fout in gaan, kan de opname op deze lijst grote gevolgen hebben: zij kunnen een baan in de branche de eerste vier jaar wel vergeten. Daarom is het van belang dat de criteria voor opname op de lijst goed worden gehanteerd en dat de procedures worden gevolgd. Dit rapport doet verslag van de werking van het systeem.
De Stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) heeft in 2004 een waarschuwingssysteem – de zwarte lijsten – in het leven geroepen met als doel fraude door personeel tegen te gaan. In dat systeem kunnen bedrijven intern een Incidentenregister bijhouden van personeelsleden tegen wie aangifte is gedaan en die zijn ontslagen. Vanuit dit register kunnen persoonsgegevens worden overgeheveld naar het overkoepelend Waarschuwingsregister, dat ten behoeve van het screenen van sollicitanten door andere bedrijven kan worden ingezien. Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft het aanleggen van het Waarschuwingsregister beoordeeld op rechtmatigheid. Het systeem is sinds september 2005 in werking. In het tweede halfjaar van 2006 heeft het CBP ambtshalve onderzoek verricht naar de naleving van de normen met betrekking tot het waarschuwingssysteem. Het onderzoek is in twee fasen uitgevoerd. De eerste fase betrof het verkrijgen van relevante documentatie. Er zijn diverse documenten opgevraagd bij de FAD en bij zes deelnemers aan het waarschuwingssysteem. De tweede fase betrof het onderzoek ter plaatse bij drie deelnemende bedrijven.
Wat de formele vereisten betreft blijkt uit het onderzoek het volgende:
• Alle onderzochte deelnemers hebben hun Incidentenregister bij het CBP gemeld en voldoen daarmee aan de (formele) norm van melding.
• Slechts één van de drie onderzochte deelnemers voldoet aan de norm dat er formeel vastgestelde interne werkprocedures/instructies dienen te zijn. Wat betreft de materiële vereisten is door het CBP gecontroleerd op drie criteria voor opname in het waarschuwingssysteem die in het Protocol Waarschuwingsregister Detailhandel worden genoemd: de activiteiten van de individuele persoon moeten hebben geleid tot ontslag, er moet aangifte zijn gedaan bij de politie en de betrokken persoon moet van het feit van opname op de hoogte zijn gesteld.
• Het blijkt dat de in het Waarschuwingsregister opgenomen personen ontslagen zijn. De deelnemers voldoen daarmee aan de gestelde eis.
• Het blijkt dat de deelnemers niet in alle gevallen voldoen aan de eis dat er aangifte moet zijn gedaan tegen de exwerknemer.
• Het naleven van de informatieplicht gebeurt onvoldoende. In 22% (= 24 dossiers) van de 110 onderzochte dossiers is geen schriftelijk document aangetroffen waaruit kan blijken dat de deelnemer de betrokkene heeft geïnformeerd over opname in het waarschuwingssysteem. Daarnaast zijn de onderzoekers nagegaan of opname in het Waarschuwingsregister geschiedt na een expliciete afweging, of daarbij is voldaan aan de proportionaliteitseis en of rekening wordt gehouden met de persoon van de dader.
Zwarte lijsten detailhandel - juli 2007
• Het CBP heeft in slechts 1% (één dossier) van de onderzochte dossiers kunnen vaststellen dat er expliciet een afweging is gemaakt over de beantwoording van de vraag of de gegevens van een betrokkene wel of niet moesten worden opgenomen in het systeem.
• De deelnemers hanteren niet de proportionaliteitstoets.
• In bijna de helft van de onderzochte dossiers (48%) blijkt dat de personen zijn opgenomen in het Waarschuwingsregister voor bedragen onder de € 100. In 31% van de gevallen die zijn opgenomen in het Waarschuwingsregister betreft het een bedrag met een waarde van € 20 of minder. Dit is in afwijking van hetgeen door de FAD aan de leden in de toelichting op de voorwaarden voor verwerking wordt gegeven.