De checklist voorafgaande onderzoeken biedt een eerste handreiking om de voorgenomen gegevensverwerking zo zorgvuldig mogelijk in te richten. De checklist biedt een toetsingskader voor het voldoen aan de normen van de Wet bescherming persoonsgegevens. De checklist is geen uitputtende lijst; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
- De gegevensverwerking is behoorlijk, zorgvuldig en in overeenstemming met de wet.
- De voorgenomen gegevensverzameling heeft een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel.
- Het doel kan niet op een minder ingrijpende wijze voor betrokkenen worden bereikt (subsidiariteit).
- De inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen is niet onevenredig in verhouding tot het met de verwerking beoogde doel (proportionaliteit).
- Er zijn speciale waarborgen getroffen voor de verwerking van gegevens betreffende minderjarigen.
- De voorgenomen verwerking heeft een wettelijke grondslag in de zin van artikel 8 Wet bescherming persoonsgegevens.
- De gegevens worden slechts aan derden verstrekt indien dit verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- De bewaartermijn van de gegevens is redelijk en in overeenstemming met het doel van de beoogde verwerking. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd.
- De verzamelde persoonsgegevens zijn toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig gelet op het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- De juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens worden geverifieerd door de verantwoordelijke of de verantwoordelijke treft maatregelen om de juistheid en nauwkeurigheid te garanderen.
- De gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Voor medewerkers en bewerkers geldt een geheimhoudingsplicht.
- Er zijn technische en organisatorische maatregelen getroffen om de gegevens te beveiligen.
- Met eventuele bewerkers is een bewerkersovereenkomst gesloten.
- Er is voorzien in een vorm van (onafhankelijk) toezicht op de gegevensverwerking.
- Indien bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens betreffende ras, godsdienst, politieke gezindheid en gezondheid, wordt voldaan aan de specifieke eisen uit de Wet bescherming persoonsgegevens die gelden voor deze bijzondere gegevensverwerkingen.
- De betrokkene wordt geïnformeerd, of er is sprake van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 43 Wet bescherming persoonsgegevens.
- De betrokkenen hebben de mogelijkheid om het recht op inzage, correctie en verzet uit te oefenen.
Met betrekking tot ‘zwarte lijsten’ zijn bovenstaande bepalingen nader uitgewerkt in de ‘Handleiding protocol bij zwarte lijsten’.