Directmarketingdoeleinden
Direct marketing is gericht op het tot stand brengen of in stand houden van een directe relatie tussen aanbieder en diens afnemers. Ongeadresseerde huis-aan-huisverspreiding en marktonderzoek vallen niet onder dit begrip. Wel is er sprake van direct marketing wanneer een bank een betrokkene een brief stuurt met daarbij op hem toegespitste aanbiedingen voor nieuwe producten. Ook een betrokkene bellen om bijvoorbeeld een abonnement aan te bieden, is een vorm van direct marketing.
Voorwaarden gebruik persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden
Om een betrokkene te kunnen benaderen voor directmarketingdoeleinden heeft u persoonsgegevens van hem nodig. In veel gevallen heeft u deze gegevens al omdat hij klant van u is. Als dat niet het geval is, kunt u gegevens kopen of huren bij een andere organisatie.
Wat er allemaal mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wbp. In deze wet staat welke rechten een betrokkene heeft en welke plichten u heeft als u (nieuwe) klanten wilt benaderen met ongevraagde reclame. Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) houdt toezicht op naleving van de Wbp.
U mag adresgegevens verhuren of verkopen als een betrokkene daar toestemming voor heeft gegeven of als u een gerechtvaardigd belang bij dat gebruik heeft. Dit zijn de twee belangrijkste gronden voor adressenhandel en het gebruik van persoonsgegevens voor directmarketingactiviteiten. Meer informatie over deze gronden kunt u vinden in het informatieblad Verstrekken van persoonsgegevens.
Naast de Wbp speelt ook de Telecommunicatiewet (Tw) bij bepaalde vormen van reclame een belangrijke rol. In deze wet staan alle regels op het gebied van de elektronische communicatiesector. Hieronder valt ook reclame via de telefoon en via de e-mail. Zo zijn in hoofdstuk 11 van de Tw bepalingen opgenomen over het gebruik van persoonsgegevens van abonnees en gebruikers voor telemarketing en elektronische communicatie zoals SMS en e-mail. De Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit (www.opta.nl) en het CBP houden samen toezicht op naleving van hoofdstuk 11 van de Tw.
In de CBP-studie Koning klant. Het gebruik van klantgegevens voor marketingdoeleinden kunt u meer lezen onder welke voorwaarden u gebruik mag maken van persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden. Daarnaast vindt u in de CBP-studie Klant te koop. Privacyregels voor adressenhandel de voorwaarden voor het huren en kopen van adressen om nieuwe klanten te werven.
Gerechtvaardigd belang
Persoonsgegevens mogen worden gebruikt als dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van u of van een andere organisatie aan wie u de gegevens verstrekt. Dit betekent dat persoonsgegevens gebruikt mogen worden in het kader van de normale bedrijfsvoering of het dagelijks beheer van uw organisatie. Als u adressenhandel als doel heeft, zal deze activiteit meestal onder de normale bedrijfsvoering van uw organisatie vallen. Dit betekent nog niet dat u zomaar een betrokkene ongevraagd mag benaderen met reclame. U moet eerst afwegen of uw belang bij het gebruik van de gegevens van de betrokkene opweegt tegen zijn belangen en rechten, zoals het belang dat hij heeft bij het niet onnodig verspreid raken van zijn gegevens en zijn recht om niet met ongewenste reclame lastig gevallen te worden. Aspecten die bij de belangenafweging een rol kunnen spelen, zijn bijvoorbeeld welke gegevens er verwerkt worden (alleen naam, adres, postcode en woonplaats of meer), de relatie met de klant (vaste of incidentele klant), hoe goed de klant geïnformeerd is en hoe gemakkelijk deze tegen de gegevensverwerking bezwaar kan maken. In hoofdstuk 4 van de CBP-studie Koning Klant. Het gebruik van klantgegevens voor marketingdoeleinden vindt u uitgewerkte voorbeelden van zo’n belangenafweging. U moet aan een betrokkene en zo nodig ook het CBP of de rechter kunnen tonen dat u deze afweging heeft gemaakt.
Toestemming
Als u geen gerechtvaardigd belang heeft bij het gebruik van persoonsgegevens, dan kunt u aan een betrokkene ondubbelzinnige toestemming vragen. ‘Ondubbelzinnig’ betekent dat er geen twijfel over mag bestaan voor welk specifiek gebruik van zijn persoonsgegevens een betrokkene toestemming heeft gegeven. Dit houdt in dat u een betrokkene tevoren goed moet informeren waarvoor hij u toestemming geeft. Een betrokkene kan zijn toestemming altijd weer intrekken.
Informatieplicht
U dient een betrokkene niet alleen te informeren wanneer u zijn toestemming nodig heeft, u moet dat ook doen zodra u zijn gegevens gebruikt. U moet een betrokkene informeren over: wie u bent, waarvoor u zijn gegevens gaat gebruiken en over wat hij kan doen als hij niet akkoord gaat. Het moment waarop u een betrokkene moet informeren, hangt af van de manier waarop u zijn gegevens heeft verkregen. Als u de gegevens van een betrokkene zelf krijgt dan moet u hem vooraf informeren. Als u het adres van een andere organisatie ontvangt en dit voor reclamedoeleinden gebruikt, moet u een betrokkene in elk geval informeren op het moment dat u de ongevraagde reclame verstuurt. Meer over de informatieplicht kunt u vinden in het informatieblad Informatieplicht.
Het recht op inzage en correctie
Een betrokkene heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens u van hem heeft, waarvoor u deze gebruikt en waar u deze verkregen heeft. Indien u zijn gegevens gebruikt, moet u hem binnen vier weken na zijn zgn. inzageverzoek een overzicht van zijn persoonsgegevens verstrekken. U moet ook duidelijk maken waarvoor u zijn gegevens gebruikt, wie de gegevens ontvangen en waar de gegevens vandaan komen. Voor het geven van deze informatie mag u een vergoeding van ten hoogste € 0,23 per pagina vragen met een maximum van € 5,00. Meer over het inzagerecht vindt u in het informatieblad Het geven van inzage in persoonsgegevens.
Een betrokkene heeft ook het recht om correctie te vragen. Dit houdt in dat hij u kan vragen zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Correctie kan alleen als de gegevens niet kloppen, onvolledig of niet ter zake dienend zijn. Meer over het correctierecht vindt u in het informatieblad Het bieden van correctie.
Het recht van verzet
Omdat adressenhandel en het gebruik van persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden in veel gevallen is toegestaan, is in de Wbp het recht van verzet opgenomen. Met dit recht kan een betrokkene voorkomen dat zijn persoonsgegevens worden verkocht en verhuurd. Tevens kan hij dit recht gebruiken voor het tegengaan van telemarketing en direct mail.
Hoe kan een betrokkene verzet aantekenen?
Als een betrokkene verzet aantekent tegen direct marketing hoeft hij u niet aan te geven waarom hij dat doet. U moet zijn verzet altijd respecteren. Ook mag u er geen vergoeding voor vragen. Dit betekent dat u een betrokkene een aanvinkmogelijkheid, een antwoordnummer en/of een 0800 telefoonnummer moet geven voor het aantekenen van verzet. Op deze manier heeft een betrokkene geen porto- en/of telefoonkosten. Het is raadzaam om het verzoek schriftelijk in te dienen, in ieder geval ook elektronisch als u de gegevens elektronisch verzamelt, bijvoorbeeld via een website. De Federation of European Direct and Interactive Marketing (FEDMA) heeft een Bijlage opgesteld bij haar eigen FEDMA-gedragscode uit 2003 inzake het gebruik van persoonsgegevens voor online direct marketing. De Europese privacytoezichthouders hebben een Opinie aangenomen waarin zij deze bijlage goedkeurt. Meer informatie hierover vindt u middels deze link.
Als een betrokkene verzet aantekent, kunt u ervoor kiezen zijn gegevens te markeren of op te nemen in een non-mailinglist.
Waar kan een betrokkene zich tegen verzetten?
Verzet betekent niet altijd dat u de gegevens van een betrokkene helemaal niet meer mag gebruiken. Alleen het gebruik voor directmarketingdoeleinden mag dan niet meer. Als bijvoorbeeld een weekbladabonnee verzet aantekent, kunt u als uitgever van het blad de gegevens blijven gebruiken om het blad toe te sturen en om het abonnementsgeld in rekening te brengen. U mag echter geen aanbiedingen meer toesturen of zijn gegevens verkopen of verhuren.
Hoe dient u een betrokkene te informeren over diens recht van verzet?
U moet een betrokkene wijzen op het recht van verzet:
- In iedere reclameboodschap. Dat kan bijvoorbeeld door een antwoordnummer, 0800 telefoonnummer of e-mailadres te vermelden waar een betrokkene verzet kan aantekenen.
- Door middel van een algemene bekendmaking als u persoonsgegevens, die u zelf hebt verkregen, aan een andere organisatie verstrekt of als u persoonsgegevens gebruikt voor rekening van andere organisaties. Een algemene bekendmaking is bijvoorbeeld de plaatsing van een advertentie in dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen. Bij regelmatige verstrekking dient u dit tenminste eens per jaar te doen.
Soorten reclame
Via verschillende kanalen kunt u een betrokkene benaderen met aanbiedingen:
- Huis-aan-huis
Dit zijn folders die via de brievenbus binnenkomen. Zij zijn niet specifiek aan een betrokkene gericht want zijn naam en adres zijn niet op de folders vermeld. Op huis-aan-huisreclame zijn noch de Wbp noch de Tw met de daarin beschreven plichten en rechten van toepassing. Wel heeft de Reclame Code Commissie de Code brievenbusreclame, huissampling en direct response advertising en de Code verspreiding ongeadresseerde reclamedrukwerk vastgesteld. De codes bevatten regels over de inhoud en de verspreiding van reclame.
- Geadresseerd reclamedrukwerk
Ook dit zijn folders die via de brievenbus binnenkomen, maar zij zijn specifiek aan een betrokkene gericht waarbij zijn naam en/of adres zijn gebruikt. Geadresseerde reclame wordt ook wel direct mail genoemd. Op deze vorm van reclame is de Wbp wel van toepassing maar de Tw niet. Daarnaast heeft de Reclame Code Commissie de Code brievenbusreclame, huissampling en direct response advertising vastgesteld. De code bevat regels over de inhoud en de verspreiding van reclame.
- Telefoon
Hierbij wordt een betrokkene via zijn vaste of mobiele telefoonnummer benaderd. Deze telefonische benadering wordt ook wel telemarketing genoemd. Op grond van de gewijzigde Tw, die vanaf 1 oktober 2009 van kracht is geworden, moet u uw belbestanden vergelijken met het blokkadebestand van het Bel-me-niet Register. In dat geval heeft u toegang nodig tot het Bel-me-niet Register. U kunt uw organisatie aanmelden via de website www.bel-me-niet.nl. Zowel de Wbp als de Tw zijn van toepassing op telemarketing. Verder moet telemarketing voldoen aan de Code Telemarketing die beheerd wordt door de Stichting Reclame Code.
- Fax, e-mail, MMS en SMS
Hierbij wordt een betrokkene aangeschreven met behulp van fax, e-mail, MMS en SMS. Ongevraagde benadering via e-mail of mobiele telefoon (SMS of MMS) wordt ook wel spam genoemd. Daarnaast valt onder spam het bellen of faxen met een automatisch oproepsysteem, dat wil zeggen dat een betrokkene door een computer wordt gebeld. Een automatische oproep via internettelefonie wordt ook wel spit genoemd. Het versturen van spam en spit is op grond van de Tw verboden tenzij een betrokkene daar toestemming voor heeft gegeven. Sinds 1 oktober 2009 is het spamverbod uitgebreid naar zakelijke emailadressen. De uitbreiding houdt onder meer in dat u geen spam meer mag versturen naar zakelijke emailadressen zonder toestemming van de ontvanger. Meer informatie over het spamverbod vindt u op de website van de OPTA. Daarnaast moet u de ontvanger er in ieder bericht op wijzen dat en hoe hij verzet kan aantekenen. In het informatieblad Tegengaan ongevraagde reclame staat beschreven welke stappen een betrokkene kan ondernemen tegen het ontvangen van de verschillende soorten ongevraagde reclame.
Postfilter
Postfilter biedt vanaf 1 oktober 2009 bedrijven en maatschappelijke organisaties de mogelijkheid de bestanden, die worden gebruikt voor het versturen van geadresseerde reclamepost te ontdubbelen/schonen met de gegevens van overleden personen uit het Nationaal Overledenen Register. Ook biedt Postfilter vanaf 1 oktober 2009 bedrijven en maatschappelijke organisaties de mogelijkheid de bestanden, die worden gebruikt voor prospectieactiviteiten (werving nieuwe klanten), te ontdubbelen/schonen met het Post Register. Hiermee wordt het verzoek van de consumenten om geen ongevraagde geadresseerde reclamepost te ontvangen gerespecteerd. Voor de leden van de aangesloten branche-/belangenorganisaties is het gebruik van de diensten van Postfilter (nationaal Overledenen Register en Post Register) kosteloos. Bedrijven die niet zijn aangesloten bij één van de aangesloten branche-/belangenorganisaties kunnen tegen een vergoeding gebruik maken van de diensten van Postfilter.
Als de betrokkene vragen of klachten heeft
De betrokkene moet met vragen of klachten altijd eerst naar u komen. Wat kan de betrokkene verder zelf doen?
Overige rechten van de betrokkene
Een betrokkene kan ook verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Dit kan alleen in een beperkt aantal gevallen. Op deze vorm van verzet wordt nader ingegaan in het informatieblad
Rechten van de betrokkene.