Paragraaf 9. Overige verwerkingen: Vrijstelling 37. (Artikel 39 Vrijstellingsbesluit)

Bezwaarschriften, klachten en gerechtelijke procedures

Beschrijving van de vrijstelling
Deze vrijstelling heeft betrekking op verwerkingen over personen die een bezwaarschrift of een klacht hebben ingediend bij de verantwoordelijke, of ten aanzien waarvan een gerechtelijke procedure aanhangig is bij een rechterlijk college. Het gaat om verwerkingen van bij een bestuursorgaan ingediende bezwaarschriften; verwerkingen in het kader van een klachtenregeling bij bedrijven, instellingen en bestuursorganen; verwerkingen van bij rechterlijke instanties ingediende beroepsschriften, en verwerkingen van aan tuchtrecht-instanties voorgelegde geschillen. Deze verantwoordelijken hoeven de verwerking van persoonsgegevens van deze personen niet te melden als aan de volgende voorwaarden is voldaan.

1. Toegestane doeleinden van de verwerking
   De verwerking mag alleen geschieden voor:
   • het behandelen van het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure;
   • het interne beheer;
   • het behandelen van geschillen;
   • het uitvoeren of toepassen van een andere wet.

2. Toegestane (categorieën) verwerkte gegevens
   Alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verwerkt:
   • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres) van de indiener van het bezwaarschrift, de klacht of beroepschrift;
   • een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;
   • gegevens die betrekking hebben op de feiten en omstandigheden waarop het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure betrekking heeft;
   • gegevens die betrekking hebben op degenen tegen wie de klacht of procedure is gericht (voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn);
   • andere dan de hierboven opgesomde gegevens voor de organisatie van de behandeling van het bezwaarschrift, de klacht of het beroepschrift;
   • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als deze moeten worden verwerkt op grond van een andere wet.

3. Toegestane (categorieën) ontvangers van de gegevens
   De persoonsgegevens mogen alleen worden verstrekt aan:
   • degenen, met inbegrip van derden, die:
     - belast zijn met de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of
     - leiding geven aan de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of
     - noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden;
   • anderen, indien:
     - de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of
     - de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de verantwoordelijke, of
     - de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de betrokkene (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of
     - de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de verantwoordelijke ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt.

4. Toegestane bewaartermijn
   De persoonsgegevens moeten uiterlijk twee jaar nadat het bezwaarschrift, de klacht of de gerechtelijke procedure is afgehandeld, worden verwijderd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.